Privacyverklaring 

Laatst bijgewerkt: 16-06-2026

Finomation (“wij”, “ons”) hecht veel waarde aan een zorgvuldige en transparante omgang met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens wij verwerken, waarom, en welke rechten je hebt.

Deze verklaring is van toepassing op het gebruik van ons klantportal, onze facturatie- en incasso-automatisering (“fin-o-mation”) en de bijbehorende communicatie (e-mail, WhatsApp).

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Finomation, Josine Reulingstraat, 9746AN Groningen. KVK-nummer: 82480338 E-mail: info@finomation.io 

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die hieronder beschreven staan.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van jouw relatie met ons (klant, debiteur, contactpersoon) verwerken wij de volgende gegevens:

Identificatie- en contactgegevens

  • Naam
  • E-mailadres
  • Telefoonnummer
  • Bedrijfsnaam, KVK-nummer, BTW-nummer (bij zakelijke relaties)
  • Factuuradres

Financiële gegevens

  • Factuurgegevens (factuurnummer, bedrag, vervaldatum, betaalstatus)
  • Betalingsregelingen (aantal termijnen, bedragen, betaaldata)
  • IBAN, bij gebruik van SEPA-incasso
  • Transactiegegevens via onze betaalprovider (Stripe) — wij slaan zelf geen creditcardgegevens op

Communicatiegegevens

  • Inhoud en verzendgeschiedenis van herinneringen, aanmaningen en incassoberichten (e-mail en WhatsApp)
  • Reacties en correspondentie die je met ons voert

Technische gegevens

  • Gegevens die nodig zijn om het klantportal veilig te laten werken (bijvoorbeeld toegangslogs)

3. Waarvoor gebruiken wij deze gegevens en op welke grondslag?

Doel Voorbeeld Grondslag
Opstellen en versturen van facturen Factuur- en klantgegevens verwerken Uitvoering overeenkomst
Innen van openstaande bedragen Herinneringen, aanmaningen, incasso Gerechtvaardigd belang / uitvoering overeenkomst
Aanbieden van betalingsregelingen Termijnen en betaalgegevens vastleggen Uitvoering overeenkomst
Verwerken van betalingen Doorgeven gegevens aan Stripe Uitvoering overeenkomst
Klantportal beschikbaar stellen Inloggen, factuuroverzicht tonen Uitvoering overeenkomst
Voldoen aan fiscale verplichtingen Bewaren van facturen en administratie Wettelijke verplichting
Communicatie via WhatsApp/e-mail Versturen van betalingsherinneringen Gerechtvaardigd belang

4. Geautomatiseerde verwerking

Ons systeem stuurt automatisch herinneringen, aanmaningen en escaleert een factuur na een vooraf ingesteld aantal dagen naar een incassotraject, zonder dat daar telkens een medewerker naar kijkt. Dit heeft gevolgen voor de communicatie die je ontvangt, maar leidt niet tot een besluit met rechtsgevolg zonder mogelijkheid tot menselijke tussenkomst: je kunt altijd contact opnemen met Finomation om een beslissing te laten heroverwegen.

5. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

  • Factuur- en administratiegegevens: 7 jaar, in lijn met de wettelijke fiscale bewaarplicht
  • Communicatiegeschiedenis (e-mail/WhatsApp): zolang nodig voor het dossier, met een maximum van 7 jaar
  • Gegevens van een betalingsregeling: tot afhandeling van de regeling, daarna volgens bovenstaande bewaartermijn

6. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw gegevens te beschermen, waaronder:

  • Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor het klantportal
  • Toegangsbeperking tot persoonsgegevens tot medewerkers die dit nodig hebben
  • Gebruik van beveiligde, gecertificeerde derde partijen voor betalingen en opslag

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • Inzage te vragen in de gegevens die wij van jou verwerken
  • Onjuiste gegevens te laten corrigeren
  • Gegevens te laten verwijderen, voor zover wettelijke bewaarplicht dit niet in de weg staat
  • Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
  • Je toestemming in te trekken, indien een verwerking op toestemming berust
  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Je kunt een verzoek indienen via info@finomation.io.

8. Cookies

[Vul aan indien het klantportal cookies of vergelijkbare technieken gebruikt, bijvoorbeeld voor sessiebeheer. Zo niet, verwijder dit onderdeel of vermeld expliciet dat er geen tracking cookies worden gebruikt.]

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest actuele versie staat altijd op Privacy Policy – Fin-o-Mation. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je actief.

10. Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Neem contact op via:

info@finomation.io